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Richtige Rechnungsstellung bei Promotionaufträgen

Als Promoter kann man sich während des Studiums ein bisschen Geld dazu verdienen. Weil die Promotion-Einsätze in der Regel gut bezahlt sind, ist die Tätigkeit auch für andere Personengruppen ein schöner Nebenverdienst.
Da man als selbstständiger Gewerbetreibender handelt, stellt man seinen Auftraggebern am Ende des Einsatzes eine Rechnung – doch hier lauern viele Fehlerquellen, die man unbedingt vermeiden sollte. Wie stellt man eine Rechnung im Promotionbereich richtig?

Wie erstellt man eine Rechnung gesetzlich richtig?

Als Promoter gehört das Schreiben von Rechnungen zum normalen Joballtag. Den einen macht es richtig Spaß, das verdiente Honorar einzufordern, andere verzweifeln daran, weil die Rechnungsstellung gar nicht so einfach ist und Zeit sowie Mühe kostet.
Doch erst, wenn die Rechnung vollständig und korrekt beim Auftraggeber eingereicht ist, kann mit einer Überweisung aufs Konto gerechnet werden.
Es gibt ein paar Bestandteile, die der Gesetzgeber vorschreibt und die unbedingt Teil der Rechnung sein müssen.
Zunächst sollte darauf geachtet werden, dass sowohl die eigene Anschrift als auch die des Auftraggebers vollständig vorhanden sind. Auch das Datum der Rechnungsstellung sollte oben rechts enthalten sein. Nun muss der Rechnungssteller eine Rechnungsnummer vergeben, die sowohl für ihn selbst, die Agentur und auch das Finanzamt wichtig ist. Diese muss fortlaufend sein, um den Überblick zu behalten und die Rechnung dem Jahresverlauf zuzuordnen. So kann das Finanzamt im Fall einer Überprüfung feststellen, wie viele Rechnungen geschrieben wurden und einen Steuerbetrug verhindern.
Auch eine eigene Steuernummer muss genannt werden. Jeder Selbstständige besitzt eine Steuernummer, unter der er beim Finanzamt geführt wird.
Dann folgt die Beschreibung des Jobinhalts unter dem Punkt „Erbrachte Leistung“: Hier werden nochmals die Aktionsdaten und der Aktionsinhalt aufgeführt. Dieser Teil entspricht einer Leistungsbeschreibung in einer Handwerksrechnung (der Handwerker führt Materialeinsatz und Arbeitsstunden auf).
Fällt der Rechnungssteller unter die Kleingewerbe-Regelung, ist unbedingt ein Paragraph zu nennen, der ihn von der Mehrwertsteuer befreit. Denn nach Paragraph 19, Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes sind Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig.
Der zu zahlende Rechnungsbetrag wird also immer als Netto-Wert angegeben.
Wenn man nun sein Honorar einfordert, muss man ein Zahlungsziel angeben. Dieses ist von den meisten Agenturen vertraglich auf 30 Tage nach Rechnungseingang festgelegt, sodass man dieses übernehmen kann. Ist kein Zahlungsziel vereinbart, obliegt es dem Rechnungssteller, eines festzulegen (z. B. Betrag zahlbar innerhalb von 7 Tagen). Dies ist wichtig, um bei Zahlungsverzug seitens des Auftraggebers in Form von Mahnungen an Zahlungspflichten erinnern zu können. Anschließend erfolgt die Nennung der Bankverbindung, an welche das Geld überwiesen werden soll.
Inhaltlich gesehen gibt es Vorgaben, optisch und von der Reihenfolge her sind Promoter in der Gestaltung der Rechnung frei. Wenn man Promotion nur als Studentenjob betreibt, fällt die Rechnungsstellung am Anfang schwer, weil sie Zeit kostet und viel Neues zu beachten ist. Doch im Laufe der Zeit entwickelt jeder sein eigenes Rechnungsdesign und ändert nur noch die Zahlen darin. Sinnvoll ist es beispielsweise, mit einer Word-Dokument-Vorlage zu arbeiten, bei dem man lediglich Rechnungsnummer, die Zahlen der Aktionsdaten und der Bezahlung sowie das aktuelle Datum ändern muss. So spart man sich Zeit und kann die Rechnung nach Beendigung des Einsatzes direkt abschicken.
Das Schicken der Rechnung erfolgt in digitaler Form. Es gibt nur noch wenig Auftraggeber oder Agenturen, welche die Rechnung per Post in Originalform eingereicht haben möchten. Auch die persönliche Unterschrift unter einer Rechnung wird von vielen Agenturen nicht mehr verlangt.
In manchen Fällen kann es erforderlich sein, dass der Rechnung ein Stundenzettel beigelegt wird, den man vor Ort ausfüllen und unterschreiben lassen muss. So kann die Agentur die tatsächlich gearbeiteten Stunden nachvollziehen und entlohnen.

Erklärung wichtiger Rechnungsinhalte

Wichtig sind vor steuerlichen Hintergründen die fortlaufende Rechnungsnummer sowie die Kleinunternehmerregelung, die in der Rechnung erwähnt werden muss, sofern sie auf den Rechnungssteller zutrifft.
Die Angabe der Rechnungsnummer kann in eigenem Design erfolgen. Unerlässlich ist nur, dass sie fortlaufend ist. So kann auf der ersten Rechnung des Jahres als Rechnungsnummer beispielsweise stehen: 1/2019. Die Rechnungsnummer kann aber auch PROM 1/19 lauten.
In der zweiten Rechnung sollte dann entsprechend 2/2019 oder PROM 2/19 stehen.
Ist die Rechnungsnummer nicht korrekt, können Agenturen die Zahlung des eingeforderten Betrags ablehnen.
Die Steuernummer bekommt man vom Finanzamt nach Anmeldung des Gewerbes automatisch übermittelt. Sie darf ebenfalls auf keiner Rechnung fehlen.
Was die Kleinunternehmerregelung betrifft, kann diese ebenfalls relativ einfach abgehandelt werden. Es genügt, wenn die Rechnung mit einem Satz oder Vermerk versehen wird, der darauf hinweist: Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, kein Ausweis von Umsatzsteuer. Somit weiß der Auftraggeber, dass er auf den Netto-Betrag der Zahlungsaufforderung keine Mehrwertsteuer aufschlagen muss. Für den Rechnungssteller hat dies den Vorteil, dass er diese weder abführen noch beim Finanzamt Vorauszahlungen für Gewerbesteuer leisten muss. Der kumulierte Netto-Verdienst eines Jahres ist lediglich für die Einkommenssteuer-Erklärung relevant.
Natürlich kann bei guter Auftragslage Promotion auch hauptberuflich betrieben werden. Dann gelten jedoch andere steuerliche Vorschriften.

Beispiel-Rechnungsstellung eines Promotionauftrags

Im Beispiel sind alle wichtigen Bestandteile einer Promotionjob-Rechnung enthalten:
– die Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer
– das aktuelle Datum
– die fortlaufende Rechnungsnummer
– die Steuernummer
– die Beschreibung des Aktionsinhalts und -dauer
– die Bankverbindung
– den Passus der Kleinunternehmerregelung

Max Mustermann
Hauptstraße 8
4013 Düsseldorf

Promotion Agentur X
Musterstraße 5
40211 Düsseldorf



Rechnung Nr. 1/2019 Steuernr. 203/6201/3409      
14.01.2019
                                          

Aktionsinhalt:
Promotionjob Tabakware

Aktionsdauer:
13.11.2019, 10.00 – 20.00 Uhr

Vereinbartes Aktionshonorar
120,00 € pauschal

Gesamtbetrag:
120,00 €


Bitte überweisen Sie den Betrag schnellstmöglich an folgende Bankverbindung:

IBAN: DE7809879292922975XXX
BIC: GENODEF1S05
Institut: Sparda-Bank


Laut §19 UStG bin ich nicht dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen (Kleinunternehmerregelung).

Ich bedanke mich herzlich für die Zusammenarbeit und freue mich auf zukünftige Einsätze.


Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann